Dalam meninjau berbagai paket perangkat lunak manajemen kasus kantor hukum, kami terus-menerus kagum dengan jumlah paket dengan harga terlalu tinggi yang “secara otomatis membuat nomor kasus” berada di urutan teratas dalam daftar fitur seolah-olah itu adalah hal yang sulit untuk dilakukan, atau bahkan mengesankan. sebagai fitur paket. Selain itu, sebagian besar paket ini hanya membuat angka 6 digit dan mulai dari 000001 lalu berlanjut ke 000002 dan seterusnya dan tidak memungkinkan Anda untuk menyesuaikan.
Kami menyarankan agar nomor kasus harus berupa kode yang memberi tahu Anda lebih dari sekedar nomor sederhana, namun pada saat yang sama, harus memiliki format yang sederhana sehingga Anda dapat dengan mudah membuat dan membacanya dengan cepat.
Mari kita lihat nomor kasus yang sederhana namun informatif:
20100310-FL-CC-JS-009
Mari kita uraikan ini sedikit:
- 20100310 adalah tanggalnya. Gunakan format tanggal menurun karena lebih mudah mencari kasus dengan referensi kerangka waktu. Tanggal-tanggal disusun secara descending dimulai dari tahun, lalu bulan, lalu hari, sehingga pada contoh di atas kasus dimulai pada tanggal 10 Maret 2010.
- Berikutnya adalah kode dua huruf pilihan Anda yang menunjukkan jenis kasusnya. Dalam contoh kita di atas, “FL” adalah singkatan dari “Hukum Keluarga.” Berikut beberapa sarannya: CL – Hukum Kontrak, PP – Produk/Proses, CD – Pembelaan Pidana, dll. Anda dapat melewati ini jika Anda hanya mempraktikkan satu jenis hukum.
- Sub-Kode Anda adalah kode dua huruf kedua yang menjelaskan jenis kasus. Dalam contoh Hukum Keluarga di atas, “CC” adalah singkatan dari Hak Asuh Anak. Buat daftar sub-kode yang berlaku dan simpan ini dalam “file referensi” bersama dengan kode jenis kasus Anda dari #2.
- Penggunaan inisial klien sebagai bagian dari nomor kasus Anda bersifat opsional, bergantung pada sensitivitas kasus dan keinginan klien untuk anonimitas. Dalam contoh kami, kami membuat nama “Jane Smith” dan menggunakan JS. Kami tentu tidak menyarankan penggunaan nama klien pada nomor kasus.
- Jika Anda mempunyai klien yang dapat memberikan beberapa kasus, cantumkan jumlah sebenarnya kasus untuk klien tersebut di dalam tanda kurung. Dalam contoh ini, ini akan menjadi kasus ke-9 kami untuk Jane Smith. Jika ini adalah kasus tunggal dengan sedikit peluang untuk mengulangi bisnis dari klien ini, Anda tidak perlu mencantumkan nomor apa pun di akhir.
Petunjuk dan Tip:
- Saat membuat nomor file kasus, gunakan nomor tersebut saat memberi nama file pengolah kata atau spreadsheet sehingga semuanya dapat dicari dan/atau dipanggil menggunakan nomor kasus. Juga, tulis nomornya di folder mana pun dan gunakan pada stiker yang mungkin ada di kotak CD/DVD, kaset, kotak barang bukti, dll.
- Memberi nama file komputer Anda juga memudahkan pencarian karena sebagian besar sistem memungkinkan Anda mencari bagian dari nama file menggunakan semacam “wild card” seperti tanda bintang*. Misalnya, jika Anda ingin melihat daftar semua kasus Hukum Keluarga pada tahun 2010, masukkan string pencarian 2010*FL*.doc (jika Anda mencari file Microsoft Word ®). Tidak hanya itu, daftarnya berdasarkan nama file secara otomatis akan menampilkannya dalam urutan kronologis berdasarkan nomor kasusnya saja.
- Daripada membeli paket perangkat lunak yang rumit dan mahal, Anda dapat dengan mudah menggunakan perangkat lunak yang mungkin disertakan dengan komputer Anda seperti pengolah kata dan spreadsheet yang disebutkan di atas, dan program kalender/kontak seperti Microsoft Outlook ®.
Selanjutnya, untuk mempelajari lebih lanjut tentang manajemen kasus bagi paralegal dan pengacara, kunjungi: www.theattorneycasefile.com.
(Hak Cipta 2010 – Paul Purcell. Izin diberikan untuk membagikan artikel ini asalkan semua bagian tetap utuh.)